Come gestire correttamente buste paga e Libro Unico del Lavoro? Contenuti minimi, TFR, gestione informatizzata e non solo.
La busta paga, più propriamente detta cedolino paga, è un documento obbligatorio che, unitamente al dettaglio presenze del lavoratore, costituisce il cd. Libro Unico del Lavoro, più comunemente LUL.
La funzione del LUL è quella di fornire al lavoratore un consuntivo periodico certificato, concernente lo stato del proprio rapporto di lavoro, in ottemperanza con quanto previsto dalla normativa vigente.
Busta paga: il fondamento normativo
La norma di riferimento principale è la L. 21/1953, la quale all’art.3 recita che il LUL “deve essere consegnato al lavoratore nel momento stesso in cui gli viene consegnata la retribuzione”. Il D.L. 112/2008, all’art.39 comma 3, specifica invece che il LUL deve essere consegnato al lavoratore entro la fine del mese successivo rispetto a quello di competenza.
Dalla combinazione delle due disposizioni precedenti è possibile evincere il limite massimo di legge per la corresponsione delle retribuzioni, a prescindere da condizioni di miglior favore che possono essere esplicitate dalla contrattazione collettiva.
Un altro aspetto interessante è costituito dalla platea dei destinatari, che originariamente era ristretta al lavoratore subordinato, ma successivamente ha finito per estendersi, pur con le opportune varianti, anche a categorie come lavoratori domestici, intermittenti e parasubordinati.
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Cosa deve contenere il cedolino paga?
Anche il contenuto del cedolino paga è andato via via arricchendosi di dettagli, sia per una sempre crescente complessità della posizione del lavoratore, sia pure ai fini di una tutela dello stesso, in ottemperanza delle istanze di controllo degli organi di vigilanza.
Il D.M. 112/2008, all’art.39 commi 1 e 2, dispone che nel cedolino paga per ciascun lavoratore devono essere indicati:
- il nome e cognome;
- il codice fiscale;
- la qualifica e il livello (ove ricorrano);
- la retribuzione base;
- l’anzianità di servizio;
- le relative posizioni assicurative.
A seguire, nel LUL deve essere effettuata ogni annotazione relativa a dazioni in danaro o in natura corrisposte o gestite dal datore di lavoro, compresi:
- somme a titolo di rimborso spese;
- trattenute a qualsiasi titolo effettuate;
- detrazioni fiscali;
- dati relativi agli assegni per il nucleo familiare;
- prestazioni ricevute da enti e istituti previdenziali.
Le somme erogate a titolo di premio o per prestazioni di lavoro straordinario devono essere indicate specificatamente.
Il Libro Unico del Lavoro deve altresì contenere un calendario delle presenze, da cui risulti, per ogni giorno, il numero di ore di lavoro effettuate da ciascun lavoratore subordinato, nonché’ l’indicazione delle ore di straordinario, delle eventuali assenze dal lavoro, anche non retribuite, delle ferie e dei riposi. Nell’ipotesi in cui al lavoratore venga corrisposta una retribuzione fissa o a giornata intera o a periodi superiori è annotata solo la giornata di presenza al lavoro.
Nella parte inferiore del LUL, infine, trovano campo le trattenute contributive a carico del dipendente, nonché le trattenute fiscali. È frequente, inoltre, che sul LUL siano riportate le quote TFR mensilmente accantonate e il saldo dei contatori ferie e permessi residuali.
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La gestione della busta paga fra nuove opportunità e giurisprudenza
Data la complessità dei prospetti sovraesposti, le aziende, in via autonoma o supportate da intermediari abilitati, fra cui gli studi professionali di consulenza del lavoro, elaborano i cedolini paga attraverso sistemi gestionali alquanto complessi, ma comunque in grado di fornire i necessari elaborati opportunamente certificati.
Un tema che nei tempi più recenti tiene banco a vario titolo fra gli addetti ai lavori è quello della modalità di consegna del LUL al lavoratore che, considerata la portata delle evoluzioni tecnologiche in atto, alla tradizionale consegna brevi manu ha preferito in via sempre maggiore metodologie più immediate come l’invio via e-mail o la consultazione dei documenti attraverso un’area dedicata su portale aziendale, fino ad arrivare addirittura alla visualizzazione tramite un’applicazione su dispositivo mobile.
Si tratta indubbiamente di un argomento di grande attualità, tanto che anche la recente giurisprudenza ha dovuto precisare che, se il datore di lavoro ritiene di optare per una modalità diversa da quella della consegna materiale della busta paga cartacea al domicilio del lavoratore ovvero sul posto di lavoro, il giudice non può entrare nel merito di quale debba essere la modalità alternativa da implementare, ma sussiste comunque l’obbligo, in capo al datore di lavoro, di porre a disposizione del lavoratore medesimo gli strumenti tecnici per effettuare la stampa della busta paga, raggiungendosi così un risultato equivalente a quello dell’adempimento previsto dalla legge.
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