Le nuove modalità per instaurare un rapporto di lavoro in smart working, in vigore dal 1° settembre: le semplificazioni e le criticità
Il lavoro agile, meglio conosciuto come “smart working”, è stato codificato nella forma attualmente conosciuta al Capo II della Legge 81/2017: nella norma si parla di una modalità alternativa di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo fra le parti.
Il riferimento va evidentemente ai seguenti aspetti:
- La prestazione lavorativa può essere svolta in parte all’esterno dei locali aziendali, senza postazione fissa, anche attraverso l’utilizzo di opportuni strumenti tecnologici.
- Non esistono precisi vincoli di orario, fatta eccezione per quelli relativi alla durata massima dell’orario giornaliero e settimanale previsti da normativa e contrattazione collettiva.
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Smart working: la vecchia normativa
La modalità di svolgimento della prestazione è prevista per la categoria dei lavoratori subordinati, ovviamente per le sole mansioni che possono essere svolte al di fuori della sede di lavoro abituale attraverso opportuni strumenti tecnologici.
Ai fini dell’instaurazione del rapporto di lavoro agile, la norma prevedeva in origine l’obbligo di comunicazione preventiva al Ministero del Lavoro, con allegato un accordo individuale, fra lavoratore e datore di lavoro, contenente il dettaglio di vari aspetti quali durata, fasi, luoghi di lavoro, copertura infortunistica, diritto alla disconnessione e quant’altro.
Non si può affermare che l’impianto originario del lavoro agile fosse particolarmente snello, tuttavia non era possibile immaginare diversamente per un fenomeno che, pur essendo nato negli USA negli anni ’70 del ‘900, solo nel 2017 trova riconoscimento nel nostro ordinamento, peraltro con un sensibile riadattamento, in un contesto nel quale la retribuzione del lavoratore subordinato è comunque proporzionata (e dunque vincolata) al tempo di lavoro.
Va da sé che, in un accordo individuale, non si possa prescindere dalla definizione dettagliata delle fasce orarie giornaliere, nonché la pianificazione settimanale, poiché il lavoratore deve in ogni caso lavorare le ore contrattuali previste.
Un altro aspetto che necessariamente, fra gli altri, deve trovare un riscontro formale nell’accordo, è la definizione degli strumenti attraverso i quali il datore di lavoro può esercitare il potere di controllo, poiché si tratta di uno dei principali connotati del rapporto di lavoro subordinato, e non è quindi prescindibile anche in una modalità di lavoro agile.
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Il telelavoro
Detto questo, risulta altrettanto indubbio che il lavoro agile presenti maggiori possibilità di impiego rispetto al suo fratello maggiore noto come “telelavoro”.
Anche in questo caso si parla, infatti, di modalità alternativa di svolgimento della prestazione lavorativa, tuttavia si tratta di una forma alquanto rigida, in quanto prevede rigorosamente tre aspetti costitutivi:
- Il telelavoro deve essere espressamente previsto dal CCNL di riferimento con cui è assunto il dipendente.
- Lo svolgimento dell’attività lavorativa è vincolato alla sola abitazione del lavoratore.
- L’orario di lavoro ricalca pedissequamente quello di ufficio.
Risulta pertanto evidente che, salvo i casi in cui la fattispecie sia formalmente integrata proprio dalla modalità telelavoro, per tutti i restanti casi sia preferibile optare per la soluzione del lavoro agile.
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L’emergenza pandemia
A questo si aggiunga che, in occasione del recente fenomeno pandemico, il ricorso al lavoro agile per le mansioni impiegatizie abbia costituito negli ultimi 2 anni un vero e proprio fenomeno di massa, la soluzione più idonea per limitare strutturalmente la presenza fisica in azienda, tecnologia permettendo.
Il suddetto ricorso a questa formula è stato peraltro incentivato da uno snellimento delle procedure di comunicazione durante la pandemia, proprio in corrispondenza dello stato di emergenza in atto: per l’instaurazione del rapporto con lavoro agile fino al 31/08/2022 è stato, infatti, sufficiente effettuare la comunicazione dei soli nominativi interessati, senza necessità di sottoscrizione di un accordo individuale.
La pandemia è stata peraltro il momento in cui entrambi gli interlocutori hanno potuto effettivamente testare i benefici di questa modalità alternativa di esecuzione del rapporto di lavoro:
- Il lavoratore ha potuto finalmente conciliare le proprie esigenze lavorative con quelle di vita, limitando i disagi e le spese dovuti agli spostamenti.
- Le aziende hanno potuto risparmiare sulle spese generali (elettricità), e ben sappiamo quanto questo aspetto sia rilevante in questi ultimi mesi.
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Smart working: la nuova normativa
Con decorrenza dal 01/09/2022 si è tornati tuttavia ad una modalità di instaurazione del lavoro agile “ordinaria”, per cui è necessario nuovamente sottoscrivere l’accordo individuale ed inviare la comunicazione al ministero nella sua forma standard.
A questo proposito, il recentissimo DM 149/2022 del 22/08/2022 fornisce i dettagli relativi alla nuova modalità di comunicazione al Ministero, che impone la compilazione di un modulo telematico dettagliato in relazione al rapporto instaurato con lavoro agile.
Il Ministero specifica, in un’ottica di semplificazione, che la comunicazione non sarà più preventiva, ma potrà essere effettuata entro 5 giorni dall’instaurazione del lavoro agile, e che l’accordo individuale, seppur obbligatorio, non è da allegare alla comunicazione, tuttavia, in qualità di addetti ai lavori ci si interroga in merito all’opportunità di apportare continue modifiche ad una procedura di per sé non proprio intuitiva, peraltro in un periodo dell’anno particolare come questo.
Peraltro, per le instaurazioni plurime di rapporti di lavoro in smart working il Ministero sta prevedendo un’ulteriore piattaforma, chiamata REST, che sarà operativa dal 01/11/2022, mentre per i lavoratori fragili e i genitori di figli minori di 14 anni il Ministero sta valutando una proroga del regime semplificato fino al 31/12/2022.
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